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話題を集めているレンタルオフィスとは

近頃では仕事のスタイルも様々になってきていますが、オフィスを構える際に人気を集めているのがレンタルオフィスです。 レンタルオフィスはその名の通り、特定の条件で借りるオフィスのことを指し、貸し出しをする運営元が業務を行うために必要となる机や椅子、情報機器、その他設備や内装を整えた「借りてすぐに使える状態」になっている貸事務所のことを言います。→全国のレンタルオフィス検索はこちら
レンタルオフィスの大きな特徴としては、不動産物件などを直接的に大家と賃貸契約を結んで借りる場合とは区別されていて、コストを抑えつつ業務を行うに十分な空間と設備を確保できる点を挙げることができます。
東京都内にある一般的なレンタルオフィスで見てみると、入居する場合には月極めで借りるケースが多く、空間の広さや設備のグレード、サービスの充実の違いによってレンタル費用にも大きな差が出てくるようです。

レンタルオフィスを借りる際の注意点

低いコストで事務所を構えることができることで話題のレンタルオフィスは、独立開業する個人事業主やSOHO、新たに起業する少人数運営の会社などにも人気があります。
レンタルオフィスを借りて入居する際は事務所を新たに開設することになるため、税務署に開業届を提出する必要があります。
開業届を出さずにレンタルオフィスで営業を行っていると、場合によっては脱税扱いされてしまうこともあるようなので注意が必要です。
レンタルオフィスにあらかじめ設置されている設備や機器などのグレードには違いがあるので、借りる際には業務に見合ったオフィスかどうかをしっかりチェックする必要があります。
レンタルオフィスの運営元にオフィス内のスペックを限定されていることも多く、不足している設備や機器などを補充することになると場合によっては大きな出費となり、長期的に比較した場合コスト面でも割高になってしまうケースもあります。

レンタルオフィスの貸し出し形態について

レンタルオフィスの貸し出しについては、いくつかの形態に分けることができます。
一番一般的なのは先にも述べた月極めでの「期間貸し」で、会社を登記する際の住所として使えるところもあるので、一般的な事務所として活用する場合も多く見られます。
一部屋ごとに貸し出している場合、机一つ分を貸し出す場合など、スペースの提供の仕方は様々あり、中には会議用に貸し会議室を備えているところも多く見られるため、多くの企業者や独立開業者が利用している貸し出し形態です。
一方「時間貸し」は、時間単位でオフィスをレンタルする貸し出し形態で、普段使っているパソコンなどを持ち込んで一時的に作業が出来るスペースを確保したい場合などに利用されることが多いようです。
メールのチェックやスケジュールの確認、即時対応を要求されている作業などを行う場合に向いていて、主にモバイラー向きの貸し出し形態として人気を集めています。

バーチャルタイプのレンタルオフィスについて

最近特に話題を集めているレンタルオフィスのタイプに「バーチャルオフィス」があります。
このバーチャルオフィスは、実際にあるオフィスに入居する訳ではないのに、住所や電話番号を貸し出してもらえるほか、電話対応や郵便物の転送なども行ってくれるサービスが人気となっています。
会社自体は離れた地方にあるが、顧客は東京などの都心部に集中しているという場合、顧客対応が迅速にできるようにバーチャルオフィスを借りて活用するケースも多く見られています。
デザイン事務所や小規模クラスのIT企業などがバーチャルオフィスを活用している場合も多く、事務所登録をしないで利用できる点も人気となっているようです。
また、自宅でビジネスを行う個人経営者が自宅の住所や連絡先などを掲載することでトラブルに巻き込まれることを避けるために、バーチャルオフィスを利用しているケースもあります。
自宅の住所や電話番号などを使わずに都心部のアドレスを使ったほうがビジネス上のイメージもアップするため、起業したばかりのベンチャー企業や自宅SOHO者などに需要が広がっている、レンタルオフィスの新しい形態と言えます。

バーチャルオフィスのメリットとデメリット

バーチャルオフィスを利用する際の最も大きなメリットと言えば、なんと言っても大幅なコストダウンを挙げることができます。
実在するオフィススペースを確保するにはそれなりの貸し出し費用が発生しますが、バーチャルオフィスの場合は高額な保証金や管理費、初期費用などを抑えることが可能となるため、かなりのコスト削減が実現できると言えるのです。
個人で独立起業や新規開業を考えている場合には、大きなメリットと言うことができます。
また、バーチャルオフィスは住所や電話番号、FAX番号、郵便受け取りなどのオフィス機能をカバーしてくれるため、自宅で作業をしているにも関わらず都心にオフィスを構えているかのような対応ができるため、イメージと信頼度のアップにも大いに一役買ってくれます。
電話代行サービスなどを備えている場合もあるので、急な対応を要する商談が持ちかけられて対応できない場合でも代行で行ってもらえるため、まるで秘書を雇っているかのような対応が出来る点も大きなメリットと言えますね。
一方、バーチャルオフィスを利用する際にデメリットも発生してきます。
バーチャルオフィスは複数の企業や個人運営者などと同じ住所を共有するため、ネットなどで検索をかけられると同じ住所でたくさんの企業名が出てくることもあります。
同じ住所で違う企業がいくつもあると、顧客にしてみれば不信感につながる場合もあるようです。
中にはレンタルオフィスの住所に顧客が突然訪ねてきて誰も居ない事に不信感を抱いたり、訪問者の対応がうまくできずに商談を逃してしまうなどのデメリットも見られるようです。
また、業種によってはバーチャルオフィスでは認可がおりなかったり、バーチャルオフィスを経営する会社が倒産した場合にその後の処理に足を取られたりと、気を付けなければいけない点もいくつかあります。
いずれにしても、メリットとデメリットをしっかりと認識し、どのレンタルオフィスの形態が一番マッチしているのかを見極めてから借りるようにするといいですね。